Home Office: guía de buenas prácticas para trabajar en casa sin perder la productividad

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La gestión de equipos de trabajo es un aspecto que las empresas de hoy han innovado para aprovechar la tecnología y aumentar la productividad y, al mismo tiempo, promover la comodidad de sus empleados. En medio de esta evolución, el Home Office se ha consolidado como una alternativa excepcional, además de tener una gran salida laboral.

Trabajar a distancia o, literalmente, “oficina en casa” significa poder realizar tareas laborales y comerciales desde una ubicación alternativa a una oficina, como casa, cafetería, espacio de coworking, entre otros.

Gracias al contexto que ofrece la transformación digital, desde grandes empresas hasta pymes han reflexionado sobre que el trabajo a distancia es una opción que quieren tener sus trabajadores.

De hecho, Owl Labs encuestó a más de 1200 empleados estadounidenses, de entre 22 y 65 años, y encontraron algunas cosas realmente interesantes:

  1. 62% trabaja de forma remota, así sea de manera parcial;
  2. 22% se sienten más a gusto con su trabajo;
  3. 79% son más productivos y más enfocados;
  4. 78% experimentan menos estrés mientras trabajan.

Esto demuestra que al trabajar desde casa, en un espacio de coworking, o incluso desde un lugar público con conexión a internet, las personas se sienten mejor y con mayor fidelidad a sus empleadores o empresas.

Luego te enseñaremos a continuación sobre los riesgos, mejores prácticas, controles y beneficios del Home Office, tanto para gerentes y analistas del segmento de Marketing como otros.

¿Qué dicen las estadísticas del Home Office?

Para tener muy claro el nivel de relevancia de este movimiento, es necesario ver algunos de los resultados en países líderes en innovación, como Estados Unidos.

Según Global Workplace Analytics, alrededor del 3,4% de los trabajadores de este país trabajan desde casa al menos 3 días a la semana;
El 44% dice que parte de su equipo trabaja de forma completamente remota;
desde 2010, el número de personas que trabajan de forma remota ha aumentado en un 400%;
Si pudieran elegir, el 99% de los trabajadores elegirían el Home Office, aunque sea parcialmente por el resto de su vida laboral;
El 72% de los profesionales está de acuerdo en que la flexibilidad laboral, como el Home Office, será muy importante en la contratación de recursos humanos;
El 77% de los empleados dice que es más productivo cuando trabaja desde casa;
El 23% de los teletrabajadores dicen que pasan más horas trabajando desde casa.

Todos estos datos evidencian que el Home Office es una respuesta positiva para aquellas empresas que no temen a la innovación y ser disruptivas en aras de conseguir más productividad.

Ventajas y desventajas del Home Office


En este punto, ya habrá visto que el Home Office, si bien es beneficioso para una empresa, también tiene importantes desafíos que administrar para lograr la productividad.

A continuación, le mostraremos claramente los beneficios y riesgos de este movimiento:

ventajas


Flexibilidad

Este factor existe porque los proyectos se establecen en lugar de los horarios y es la organización del empleado la que determina el éxito.

Ahorros con gastos generales


Ya que los empleados no tienen que estar presentes en una oficina, lo que abarata costos como luz, agua, Internet, entre otros.

Mejor calidad de vida para los profesionales


Cuando cada miembro pueda planificar sus comidas y cocinarlas con mayor tranquilidad, también tendrá más tiempo para hacer ejercicio, lo que evita la aparición de enfermedades.

Nivel de estrés más bajo


Por atascos, transporte público, imprevistos en la vía, fomentando la tranquilidad de cada integrante.

Desventajas


Distancia geográfica entre profesionales


Esto puede causar retrasos en algunos procesos, debido a la falta de Internet o cortes de energía, y puede afectar negativamente el flujo de trabajo.

La amenaza de la procrastinación


Fuera de un entorno regulado y delimitado, como una oficina, donde constantemente te dirige un supervisor, es muy fácil posponer tareas laborales o distraerse entre proyectos.

Una forma de evitar este problema es asignar a cada trabajador metas diarias o semanales que deben cumplir, independientemente de su horario rígido. Más allá de la confianza, este tipo de gestión ofrece un flujo de trabajo más ágil que beneficia a todas las partes.

Posibles distracciones


No tener jefe o supervisor significa que los resultados dependen de cada individuo. Además, estar en casa puede significar que las tareas domésticas privan al equipo de horas productivas.

Establecer una estructura de trabajo recomendada, para aprovechar las horas más productivas de tu equipo, o de cada individuo, es una gran idea. Además, compartir una lista diaria de tareas pendientes alertará a su equipo sobre las cosas más importantes a resolver.

Fallas de comunicación


Por otro lado, al no estar cara a cara con cada profesional, la comunicación puede deteriorarse. Para no caer en este problema, es fundamental establecer desde el inicio del Home Office lo que esperas conseguir durante la jornada.

Además, tener informes de progreso diarios y semanales lo ayudará a ver el progreso y los problemas durante esta modalidad.

Como puede ver, para que el trabajo remoto funcione y beneficie a su empresa y a sus empleados, es necesario realizar un seguimiento del progreso.

Al mismo tiempo, es fundamental que recomiendes una metodología de trabajo donde prioricen su labor profesional frente a trabajar desde casa en horas productivas.

Home office para gestores: cómo manejar equipos remotos

Entendiendo que la productividad del trabajo remoto se mide en la realización de tareas y proyectos, más allá de los horarios, se pueden aplicar ciertos parámetros en conjunto para incrementar aún más la eficiencia de su equipo, por ejemplo:

Elija los profesionales adecuados


No todo el mundo puede ser productivo fuera de la oficina, por lo que elegir a las personas que han demostrado ser las más independientes y centradas es una gran idea.

Además, es fundamental asegurarse de que todos los elegidos tengan las herramientas necesarias en casa o donde decidan trabajar.

En el caso de que necesiten datos sensibles que no puedan salir de la empresa o depender de interacciones cara a cara con otros compañeros, es recomendable seguir el trabajo de forma tradicional.

Ofrece reuniones semanales


Tener contacto constante con el equipo de Home Office es una forma de intercambiar información relevante y estar al tanto de su progreso. En cada uno de ellos, por ejemplo, pueden compartir sus tareas de la semana, los problemas que encontraron y cómo los superaron.

Esto puede ser al comienzo de cada semana o al final de la misma. De esta manera, puede administrar proyectos y recursos para cumplir con sus responsabilidades y garantizar la productividad.

Gestiona tareas


Una parte fundamental del liderazgo corporativo es asegurarse de que cada miembro del equipo esté trabajando y pueda cumplir con sus responsabilidades.

Apoyar el desarrollo de cada etapa es fundamental, para ello puedes utilizar un software – del que hablaremos más adelante – que te permite ver en tiempo real los avances y problemas que se han generado durante el día.

Podrás gestionar la productividad de tu equipo de Home Office de forma ordenada y auténtica, sin tener que estar “encima” de todos, lo que puede ser contraproducente, porque dificulta su trabajo y les hace notar que tú no lo haces. no confíes en su habilidad y disciplina.

Establece plazos firmes


Asegurar la finalización de proyectos y tareas, dentro de las horas o días estipulados, es esencial para la productividad en el Home Office.

Cada acción, tarea o proyecto tiene una fecha de vencimiento, en medio de la cual, si es necesario, se pueden organizar reuniones para verificar los avances o se deben entregar proyectos o propuestas para asegurar el avance.

Acompañar la presencia en cada reunión


Al no estar en el mismo entorno físico, se puede perder cierta sinergia. Por eso es necesario que todas las partes involucradas en un proyecto se comuniquen periódicamente, intercambien información y conozcan el estado general.

Establecer como norma general la asistencia a las reuniones por la mañana o al final de la jornada es fundamental para que puedas estar al día con la realidad del trabajo de tu empresa.

Cada negocio es diferente, por eso lo importante es que identifiques estos puntos cruciales para el funcionamiento de tu negocio, los transmitas al equipo y estipules las reglas a la hora de trabajar de forma remota.

Tener todo esto en cuenta es esencial para tomar las medidas y los recursos necesarios para que Home Office funcione y sea productivo. ¿Sabes qué herramientas y elementos necesitas? ¡Sigue leyendo!

Mejores herramientas de comunicación en Home Office


Ahora bien, cuando cada integrante se encuentra en casa, en un hotel, un aeropuerto o una cafetería, por separado, es necesario contar con herramientas de comunicación que permitan un flujo de trabajo y faciliten la realización de sus tareas. Luego, el más popular y funcional.

Slack

Esta aplicación permite que cada integrante pueda comunicarse instantáneamente con sus colegas y superiores. Además, se pueden crear canales para un tema específico y sustituir las conversaciones laborales para que quede registrada cada interacción.

Durante el Home Office, tendrás que mantener un contacto constante y directo con cada miembro de tu equipo, ya se para estar al tanto del avance, para resolver dudas rápidas o para delegar más tareas.

Asimismo, Slack brinda la posibilidad de hacer videollamadas entre varias personas, lo que facilita mucho la comunicación a la hora de hacer reportes o definir nuevas estrategias en grupo.https://www.youtube.com/embed/hKydUMLt0WY?feature=oembed

Trello

Esta herramienta de gestión de troyectos sirve para muchas cosas, incluyendo la organización de tareas, la creación de nuevos objetivos y el envío de información a compañeros a través de tarjetas que pueden contener texto, imágenes, videos, archivos, fechas de entrega y más.

Con su modalidad GTD (Getting Things Done) puedes crear listas de tareas que contienen ítems con cada acción por hacer.

Con Trello tendrás la oportunidad de compartir con tu equipo cada aspecto del proyecto que hay que completar y, así, llevar un control de los avances.

Google Drive


Si en este punto todavía no confía en la nube para almacenar, compartir y acceder a la información desde cualquier lugar, ahora es el momento de hacerlo.

Con Google Drive, un servicio gratuito de computación en la nube de Google, cada miembro de su equipo puede encontrar documentos, presentaciones, programas, videos, imágenes y más, con solo unos pocos clics.

Al solicitar Home Office, debe asegurarse de que la información fluya rápidamente y que cada equipo tenga los recursos necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades.

Además, con este servicio, puede determinar quién puede ver, editar y compartir información, lo que le brinda un control total sobre cada material.

Pero, ¿cualquier herramienta de comunicación te conviene?

La respuesta es no. Los programas y herramientas como WhatsApp y Telegram pueden distraer, ya que la mayoría de nosotros tenemos grupos de amigos y familiares en estas aplicaciones, lo que hace que sea más fácil quedarse sin trabajo.

Es muy importante asegurarse de que durante el Home Office, cada miembro del equipo esté atento y comprometido con su trabajo, y utilice herramientas de comunicación que pueda ver con sus propios ojos quién es y quién no.

Aprende a distribuir las tareas eficientemente durante el Home Office

Algo que es un poco complicado para los líderes de equipo es comprender que la productividad de una empresa no se mide necesariamente en horas de trabajo.

Cuando el Home Office se convierte en una opción o una necesidad en la dinámica del trabajo, es fundamental reconocer que para medir la eficiencia es recomendable hacerlo a través de tareas u objetivos logrados.

Para trabajar de esta forma, la clave está en establecer metas y objetivos diarios, semanales y mensuales, como ya hemos mencionado anteriormente. Pero lograr resultados óptimos depende de nuestra capacidad para asignar estas tareas.

Ahora, una de las claves del Home Office es dejar que cada miembro del equipo elija los roles de la vida. Sabiendo esto, es posible conectar a todos con las aspiraciones de la empresa y designar las tareas – urgentes e importantes – de acuerdo con las habilidades y disponibilidad de cada uno.

Recursos necesarios para el Home Office

Los autónomos conocen bien estos elementos y herramientas, pero es posible que una persona que trabaja habitualmente en una oficina no lo sepa muy claramente, así que aquí está lo más esencial:

Computadora


No puede ser igual que para uso personal, pero dependerá de las posibilidades de la empresa y las del empleado. Se recomienda tener una computadora portátil, excepto para aquellos que están interesados ​​en el diseño, que necesitan algo más potente.

Buen acceso a internet


Estar conectado es crucial, por lo que tener banda ancha es la norma. Además, debes asegurarte de que cada afiliado tenga un plan y un proveedor confiable que le dé estabilidad y rapidez a su conexión.

Dispositivos periféricos


Todo lo que se necesite para agilizar el trabajo como mouse, teclado, impresora, escáner, cámara de video, audífonos, entre otros, se encuentran entre los recursos que debe tener un trabajador de oficina en casa. Aun así, serán necesarios dos monitores para hacer el día más cómodo.

Mobiliario

Una silla profesional, escritorio ergonómico, estantes, libros son claves para aumentar la productividad en las horas de trabajo, además de darle la comodidad y la funcionalidad que se necesita para cumplir sus responsabilidades.

Acceso a softwares

Los abstractos también son claves, ya que cada integrante debe contar con los programas — correo electrónico, VPN, mensajería, de copias de seguridad, entre otros — que sean necesarios para trabajar y que pueda ser monitoreado por sus supervisores.

Esto, junto a los materiales de oficina requeridos, buena iluminación y, celular, son algunos de los recursos fundamentales para que el Home Office se ejecute con armonía y fluidez.

Por último, algunas recomendaciones para los empleados durante el Home Office.

Buenas prácticas para evitar distracciones y ser más productivo durante el Home Office

Si ha llegado hasta aquí, es posible que ya se enfrente a algunos, sin embargo, le daremos algunos consejos más para transmitir a sus compañeros de equipo o líderes.

  1. comunícale a tu familia que estás trabajando: de esta manera quien viva contigo sabrá que, aunque estás en casa, no puedes atender los quehaceres.
  2. Mantenga alejadas las distracciones: su teléfono, televisores e incluso su mascota pueden captar su atención y alejarlo de su objetivo.
  3. Organice un espacio especial para trabajar: conviértalo en un pequeño rincón de su habitación para trabajar. Además, manténgalo ordenado y organizado para que no interfiera con su concentración.
  4. Determina un horario: Además del que te impone el jefe, debes disciplinar tu mente para que, durante un período del día, pueda enfocarse solo en tus tareas profesionales.

Con estos consejos podrás asegurar que tu productividad no se verá mermada durante el Home Office y que, por el contrario, podrás ser más eficiente y disciplinado mientras lo realizas desde cada o cualquier otro lugar que dispongas.

El principio del año 2020 para todo el mundo ha significado un cambio en la rutina y las actividades normales del día a día.

Con la aparición del Covid-19, las empresas de todo el planeta han tenido que repensar sus estrategias y sus métodos para seguir funcionando a pesar de la contingencia.

Apoyarse del Home Office es una manera muy inteligente de sobrellevar esta situación y, al mismo tiempo, garantizar la producción, la efectividad y la protección financiera de los empleados.

¿Estás listo para seguir aprendiendo sobre productividad?